Her er noen tips for å lage gode styremøter:
Som nyvalgt styre er det lurt å lage et årshjulmed datoer for alle kommende styremøter På denne måten kan dere sikre at møtene blir på en dag hvor flest mulig kan delta.
Send innkalling til styremøtene i god tid før selve møtet med oversikt over hva møtet skal handle om. Aller helst én uke før møtet. Innkallingen skal inneholde en liste over hvilke saker som skal behandles på styremøtet. Dersom det er en vedtakssak, er det fint å markere dette. Det kan være lurt å se styremøter i sammenheng med kommunestyremøter slik at dere eventuelt kan diskutere saker som skal opp der med kommunestyregruppen i lokallaget.
Noen saker krever at man lager sakspapirer som styret kan forberede seg på å behandle. Et sakspapir bør inneholde hva bakgrunnen for saken er, hva den dreier seg om samt forslag til vedtak der det er aktuelt. Det gjør det enklere å delta i diskusjonen på møtet. Ofte har man diskusjonssaker i styremøter som man tenker ikke trenger lange sakspapirer i forkant. Da er det viktig at det fremkommer tydelig i innkallingen hva saken gjelder. Ikke ta utgangspunkt i at alle skjønner hva en sak handler om.
Skriv referat fra styremøtene. Det viktigste å få med er hvilke saker som ble behandlet, om det ble vedtatt noe fra styret i saken og hvem som har fått i oppgave å følge opp noe. Start neste styremøte med å gå gjennom referatet fra forrige møte: Hva er status på oppgavene?
Ha en tydelig plan for møtet med start- og sluttid, og gjerne planlagt tidsbruk for hver sak. Pass på at det er nok tid til de tyngste sakene. Det betyr at den som leder ordet kanskje må være strengere på tidsbruken på noen av de andre sakene.
Bli gjerne enige på forhånd om regler for styremøtene. Skal det være taletid og talerliste? Skal alle legge bort mobilen under møtet? Bli enige om hvordan dere ønsker å ha det sammen.
Avslutt møtet med å gå gjennom hvem som fikk ansvar for hva til neste styremøte.
Dersom dere har råd til det er det både nyttig og hyggelig med en matbit og noe å drikke når man møtes.
I Ressursbanken finner dere egne maler for innkallinger, referater og sakspapir.